Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi poszukiwało innowacyjnego i nowoczesnego rozwiązania bezprzewodowego do prowadzenia spotkań w swojej największej sali konferencyjnej Wzorcownia w Warszawie. Sala ta może pomieścić 140 osób i znajduje się przy ulicy Wspólnej 30 w monumentalnym budynku, którego charakterystycznym elementem jest tak zwana „kolumnada podtrzymująca niebo”.
System musiał wpasować się w klimat budynku oraz sprostać następującym wymaganiom:
– przeprowadzanie spotkań wielojęzykowych (tłumaczenia symultaniczne),
– mobilność (system bezprzewodowy),
– zapewnienie ciągłości pracy przez wiele godzin,
– prosta i intuicyjna obsługa,
– wysoka jakość materiałów użytych do wykonania systemu.
Wybór padł na belgijskiego producenta Televic Conference i jego produkt Confidea FLEX G4 (system czwartej generacji). System w pełni zaspokoił potrzeby klienta. Wpłynęły na to m.in.:
– Gustowna jednostka centralna z możliwością zasilania przy użyciu technologii PoE, co daje dużą swobodę przy wyborze miejsca.
– Analogowe wejście i wyjście audio, zapis na nośniku USB, interfejs DANTE.
– Interfejs www umożliwiający logowanie się do systemu jako operator, technik lub przewodniczący spotkania. Interfejs jest w języku polskim i pozwala wybrać odpowiednią, wolną częstotliwość do pracy, ustawić opcję dyskusji, zarządzać tłumaczeniami, przeprowadzić diagnostykę systemu, zmienić ustawienia audio, dobrać czułość mikrofonów, przypisać imiona/nazwiska do miejsc na sali, włączyć zapis oraz ustawić wiele innych parametrów niezbędnych do przeprowadzenia idealnego spotkania
– Mobilność systemu i łatwość skalowania – klient może podłączyć do każdej konferencji tyle pulpitów, ile potrzebuje, bez używania infrastruktury kablowej. Pozwala to zachować klimat pomieszczenia, swobodę poruszania się, bez ryzyka zaczepienia o plątaninę przewodów, przez co delikatny design pulpitów dyskretnie wkomponowuje się w tło obrad.
– Dwie baterie zapewniające pulpitowi stałą gotowość do pracy – podczas korzystania z jednej druga jest ładowana. Jedna bateria pozwala na pracę przez 12 godzin. W sytuacjach awaryjnych można nawet podłączyć zasilanie przez port USB-C, używając do tego ładowarki do smartfonu.
System obrad Confidea FLEX G4 jest połączony z systemem tłumaczeń symultanicznych, dzięki czemu Ministerstwo może organizować spotkania w wielu językach jednocześnie. Dialogi przebiegają płynnie, bez napotykania na uciążliwe bariery językowe. Dodatkowym atutem jest możliwość personalizacji, polegającej na tworzeniu logo lub tekstów wyświetlanych na ekranach pulpitów podczas spotkań.
Urządzenie dysponuje interfejsami umożliwiającymi przeprowadzanie spotkań hybrydowych z wykorzystaniem najpopularniejszych platform takich jak Microsoft Teams czy ZOOM. Odległość w dzisiejszych czasach nie stanowi już problemu – wszyscy mogą łączyć się szybko i łatwo dzięki najnowszej czwartej generacji systemu Televic Flex. Sprzęt można łatwo przechowywać oraz przenosić do innych sal (w razie remontu, zmiany miejsca posiedzenia), a także przewozić w celu użycia poza budynkiem, wykorzystując do tego walizy transportowe, dostarczone wraz z całym systemem przez Percon Polska. Zmiana siedziby czy też miejsca obrad nie stanowi już problemu dla Ministerstwa. W systemie zastosowano mikrofony ze złączem USB-C, co znacznie skraca oraz ułatwia proces montażu i demontażu.
W sali zwanej Wzorcownią jest duża liczba kolumn usytuowanych pomiędzy stołami. Są także duże okna. Centrum Warszawy to miejsce nasycone sieciami Wi-Fi, ale niezawodny skaner częstotliwości zawsze znajdzie wolną przestrzeń do pracy dla systemu Confidea Flex i umożliwi pracę bez zakłóceń w każdych warunkach. System radzi sobie doskonale zarówno w dużych, przestronnych pomieszczeniach, jak również tam, gdzie występuje wiele betonowych konstrukcji. W instytucjach takich jak Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi bardzo ważnym czynnikiem jest poufność oraz niezakłócony przebieg obrad. Żadna informacja przekazywana między uczestnikami nie może wyjść poza salę bez ich zgody ani nikt nieuprawniony nie może dołączyć do dyskusji. Używając systemu Televic możemy być o to spokojni. Producent zadbał, aby transmisja audio oraz wszystkie przetwarzane informacje pozostawały prywatne. Wykorzystywany jest do tego standard zabezpieczeń WPA2 Enterprise.
