Ciekawe, co powiecie na fakt, że mniej niż 3 osoby na 10 są odpowiednio wyposażone do wykonywania swojej pracy? A tylko 1 miejsce pracy na 10 jest wyposażone w sposób optymalny? Nic dziwnego, że wydajność pracy spada. Pracownicy wrócili do biur i sal konferencyjnych, ale pojawiły się nowe wyzwania związane z efektywnością spotkań. Obecnie 66% spotkań odbywa się w pełni online lub hybrydowo, co wiąże się z nowymi wymaganiami dotyczącymi wyposażenia biur i pracowników. W miarę jak firmy i korporacje nakazują powrót do biura, kluczowe znaczenie ma to, aby pracownicy wiedzieli, jak wydajnie uczestniczyć w spotkaniach.
Tracimy niepotrzebnie czas z powodu problemów technicznych związanych z organizacją spotkań a wzrost liczby spotkań online od czasu pandemii wcale tego nie ułatwił. Gdy pracownicy zaczęli wracać do biur, technologia i sposób, w jaki odbywają się spotkania online, uległy zmianie. Wraz z ich wzrostem, sale konferencyjne stały się miejscem spotkań hybrydowych, w których uczestniczą zarówno osoby pracujące zdalnie, jak i obecne w sali konferencyjnej. Oznacza to, że korzystamy z sal konferencyjnych w odmienny sposób niż przed pandemią. Rozwiązania wideo są teraz koniecznością, ale gdy staramy się opanować tajniki spotkań hybrydowych, technologia może przeszkadzać w prowadzeniu wydajnych spotkań.
W najnowszym raporcie na temat pracy hybrydowej 1/3 pracowników twierdzi, że niechętnie bierze udział w spotkaniach w sali konferencyjnej, ponieważ czują się mniej komfortowo z obsługą technologii do wideokonferencji w porównaniu do korzystania ze swojego laptopa. Jeśli dwóch pracowników w biurze miałoby dołączyć do spotkania z osobami dołączającymi zdalnie, 50% wybrałoby laptopa przy swoim biurku niż wyposażoną w wideo salę konferencyjną. Jednak większość sal konferencyjnych nie jest przystosowana do spotkań hybrydowych, a tylko 1 na 10 z nich jest wyposażona w rozwiązania wideo. A nawet jeśli tak jest, użytkownicy nie czują się komfortowo, korzystając z nich. Dlatego tak istotne jest zapewnienie pracownikom szkoleń i wsparcia, które pozwolą im na komfortowe korzystanie z systemów wideokonferencyjnych i innych rozwiązań w salach konferencyjnych. Nawet jeśli firma dysponuje rozwiązaniami typu plug-and-play, szkolenie i etykieta spotkań hybrydowych są nieodzowne. W tym celu zaproponowano przyjęcie dwóch rozwiązań:
1. Szkolenie przed rozpoczęciem spotkania
Dla niektórych może to się wydawać oczywiste, ale nowa technologia wymaga nowych umiejętności. Pracownicy często są zbyt zajęci codzienną pracą, przez co nie mają czasu na wdrażanie się w obsługę nowych rozwiązań wideo. Dlatego szkolenia są dobrym sposobem na zapoznanie pracowników z nowymi rozwiązaniami dla sal konferencyjnych. Jeśli pracownik nie ma doświadczenia w obsłudze technologii dostępnych w sali konferencyjnej, istnieje większe prawdopodobieństwo, że uczestnicy, którzy będą łączyć się zdalnie, poczują się wykluczeni ze spotkania.
2. Instrukcje obsługi w każdej sali konferencyjnej
Proste rozwiązania są najlepsze dlatego warto umieścić w sali konferencyjnej fizycznej instrukcji obsługi lub kodu QR odsyłającego do niej, aby ułatwić i przyspieszyć pracownikom pracę w sali i korzystanie ze sprzętu wideo.
Sprawienie aby pracownicy korzystali z sal konferencyjnych wyposażonych w wideo to jedno wyzwanie a drugie to kwestia wyposażenia sal konferencyjnych. Z badań wynika, że tylko 15% sal jest wyposażonych w rozwiązania wideo. Jeżeli chodzi o przeprojektowanie i zoptymalizowanie sal konferencyjnych pod kątem rozwiązań wideo w celu zapewnienia lepszych doświadczeń pracowników podczas spotkań hybrydowych, należy wziąć pod uwagę 3 kluczowe kwestie:
1. Należy się upewnić, że wszyscy widzą i są widziani, oraz słyszą i są słyszani. Spotkania powinny być sprawiedliwe dla wszystkich uczestników – zarówno obecnych w sali, jak i pracujących zdalnie. Dobrz być pewnym, że technologia dostępna w sali konferencyjnej umożliwia pełne uczestnictwo wszystkim uczestnikom w sposób, w którym wszyscy mogą się wzajemnie widzieć i słyszeć.
2. Technologia powinna być dopasowana do układu sali konferencyjnej. Nie da się zoptymalizować sal konferencyjnych pod kątem wydajnych spotkań hybrydowych, jeśli myśli się o układzie pomieszczenia i technologii oddzielnie. Należy pamiętać, aby przy planowaniu przestrzeni wziąć pod uwagę pole widzenia kamery wideo i sposób, w jaki najlepiej uchwyci ona wszystkich uczestników spotkania.
3. Nie należy zakładać, że pracownicy będą wiedzieć, jak korzystać z technologii. Trzeba być pewnym, że pracownicy są odpowiednio przygotowani do korzystania z technologii. Należy zapewnić im szkolenia i instrukcje, aby nowo zaprojektowane sale konferencyjne nie świeciły pustkami.
Wdrożenie i przejście na nową technologię rzadko jest łatwym zadaniem, ale niewielki wysiłek włożony w usprawnienie tego procesu może przynieść wiele korzyści. Dzięki temu większość organizacji może nie tylko zoptymalizować swoje sale konferencyjne, ale także znacznie poprawić efektywność spotkań hybrydowych. Poprzez zadbanie o jak najlepsze przygotowanie sal konferencyjnych i pracowników do nowej ery spotkań, firmy mogą wspierać jeszcze lepsze doświadczenie pracy i zapewnić pełny komfort pracownikom wracającym do biur.
