Jak technologia wspomagająca spotkania wirtualne wpływa na nasze odczucia, zachowania i produktywność
Na całym świecie jest ponad 572 milionów pracowników biurowych, którzy każdego tygodnia spędzają miliardy godzin na spotkaniach online. Jednak wiele z tych spotkań odbywa się w warunkach, które wcale nie sprzyjają współpracy ani produktywności. Najnowszy raport „Jabra Hybrid Ways of Working 2023 Global Report” ujawnił, że tylko 15% biur posiada w pełni wyposażone w rozwiązania technologiczne sale konferencyjne, a około 60% pracowników nadal polega na kamerach i mikrofonach wbudowanych w laptopy.
Nasuwa się pytanie: w jakim stopniu technologia, z której korzystamy, wpływa na nasze zachowanie podczas spotkań i naszą zdolność do efektywnej współpracy?
Odpowiedź na to pytanie zajęła firmie Jabra ponad rok pracy, a do jej uzyskania wykorzystano najnowocześniejsze narzędzia do badania ludzkich zachowań w kontrolowanym środowisku w Laboratorium Behawioralnym w London School of Economics and Political Science (LSE). Badanie, „Meeting Great Expectations: Behaviour, Emotion and Trust”, miało na celu zrozumienie biopsychologicznego wpływu technologii, z której korzystamy w codziennej pracy, na współpracę i integrację podczas spotkań. Profesjonalne rozwiązania technologiczne do organizowania spotkań są podstawą równoprawnego w nich uczestnictwa.
Spotkania muszą mieć charakter holistyczny i uwzględniać dobro wszystkich uczestników. Kiedy po raz pierwszy przeszliśmy na pracę zdalną podczas pandemii, większość firm zapewniła pracownikom zestawy słuchawkowe i kamery internetowe do spotkań online. Jednak jakość tych rozwiązań była zróżnicowana i często nieodpowiednia. W rzeczywistości tylko 19% pracowników biurowych** korzysta z osobistej, profesjonalnej kamery internetowej.
Analizując, w jaki sposób technologia przekłada się na jakość, której doświadcza każdy uczestnik spotkania i jak bardzo równe szanse w zakresie dostępu do odpowiednich urządzeń wpływają na ogólne postrzeganie współpracy, zaobserwowano znaczną różnicę, jeżeli wszyscy uczestnicy spotkania korzystają z tego samego profesjonalnego sprzętu, w porównaniu z laptopem z wbudowanym audio i wideo lub sprzętem słabszej jakości. Zaobserwowano 27% wzrost poziomu klarowności, 16% większe zaufanie, 35% większą ekspresję i 47% poprawę jakości przekazywanych informacji.
Co więcej, to właśnie osoby pracujące zdalnie najczęściej stają przed największymi wyzwaniami związanymi z wykorzystaniem technologii podczas spotkań hybrydowych. Badania wykazały, że pracownicy zdalni wyposażeni w profesjonalne zestawy słuchawkowe i kamery osobiste odnotowali poprawę ogólnej klarowności rozmów o 18%, podczas gdy uczestnicy biorący udział w spotkaniach w sali konferencyjnej lepiej ocenili ekspresyjność użytkowników zdalnych o 32%. Ponadto, osoby uczestniczące stacjonarnie w spotkaniach zauważyły prawie dwukrotnie (84%) wyższy poziom zaangażowania u pracowników zdalnych korzystających ze sprzętu profesjonalnego w porównaniu z tymi, którzy korzystali jedynie z laptopów. Co więcej, zdalni uczestnicy ufali innym osobom dołączającym zdalnie o 22% bardziej, gdy korzystali oni z rozwiązań profesjonalnych. Wyniki te pokazały jak można polepszyć poziom prezentacji i partycypacji pracowników zdalnych w spotkaniach hybrydowych, a także korzyści, jakie może im zapewnić odpowiednia technologia.
Profesjonalne wyposażenie sal konferencyjnych znacznie poprawia doświadczenia uczestników zdalnych
Większość z nas była w sytuacji, w której dołączaliśmy do spotkania zdalnie, podczas gdy pozostali uczestnicy znajdowali się w biurze. Bywa to frustrujące – trudności z usłyszeniem tego, co jest mówione, brak możliwości zobaczenia wszystkich obecnych w sali, a czasem także poczucie bycia pominiętym. A gdyby tak odpowiednie narzędzia mogły sprawić, że poczujesz się bardziej obecny i w pełni włączony w przebieg spotkania?
Badanie wykazało, że gdy uczestnicy używali profesjonalnej technologii zarówno w sali konferencyjnej, jak i zdalnie, osoby łączące się zdalnie zauważyły 56% poprawę jakości rozmów prowadzonych w sali konferencyjnej. Choć nic nie jest w stanie zastąpić interakcji twarzą w twarz, druga najwyższa ocena efektywności współpracy, zaraz po spotkaniach bezpośrednich, pochodziła od zdalnych uczestników oceniających użytkowników w salach konferencyjnych wyposażonych w profesjonalny sprzęt wideo. Testy przeprowadzono przy użyciu zestawu Jabra PanaCast 50 Video Bar i osobistej kamery PanaCast 20.
Wyniki te pokazują, że technologia może zmniejszyć dystans między uczestnikami spotkania, których dzieli fizyczna odległość. Reasumując, jest oczywiste, że wysokiej jakości technologia w salach konferencyjnych znacznie poprawia doświadczenia uczestników zdalnych. Każda firma, która chce zapewnić swoim pracownikom spotkania inkluzywne powinna nadać priorytet modernizacji swoich przestrzeni konferencyjnych, aby wspierać efektywną współpracę.
