Pracownicy stopniowo wracają do biur, a wraz z nimi powraca potrzeba spotkań twarzą w twarz. W praktyce, 62% wszystkich spotkań odbywa się obecnie w salach konferencyjnych, a około połowa z nich to spotkania z udziałem uczestników online. W Polsce wygląda to podobnie, 68% wszystkich spotkań to sesje w salach konferencyjnych i w około połowie z nich biorą udział osoby łączące się zdalnie. Rozwój pracy hybrydowej zaowocował nowymi wyzwaniami w zakresie integracji i znajomości technologii do obsługi sal konferencyjnych.
Powyższe wyniki pochodzą z tegorocznego globalnego raportu Jabra o pracy hybrydowej „Hybrid Ways of Working Global Report 2023”, przeprowadzonego wśród 1845 osób na sześciu kluczowych rynkach na całym świecie (w tym w Polsce) w celu zbadania statusu spotkań hybrydowych oraz największych barier i korzyści dla pracowników i organizacji. Jako że praca hybrydowa nadal ma wpływ na nawyki i zachowania pracowników, liderzy będą musieli na nowo przemyśleć stosowane obecnie modele pracy, aby zapewnić efektywną współpracę.
Niwelowanie różnic pokoleniowych podczas spotkań hybrydowych
Obecnie żyjemy w czasach pracy wielopokoleniowej siły roboczej z bardzo różnymi doświadczeniami życiowymi i odmiennymi perspektywami. Podczas gdy technologia i poczucie autonomii mogą w znacznym stopniu przyczynić się do zapewnienia integracyjnych, produktywnych i kreatywnych spotkań, nadal istnieją inne czynniki, na które należy zwrócić uwagę, a które mogą sprawić, że ludzie czują się pominięci. Według badań Jabra, na pytanie jak często czują się pomijani podczas spotkań online, pokolenie Z i milenialsi dwa do trzech razy częściej twierdzili, że czują się wykluczeni z dyskusji niż pokolenie X i pokolenie wyżu demograficznego. Podobnie, pokolenia X i baby boomers były mniej więcej dwa razy bardziej skłonne przyznać, że nigdy nie czują się pominięte podczas spotkań. Trochę inaczej wygląda to w Polsce. Najbardziej wykluczeni czują się przedstawiciele pokolenia Z, natomiast najmniej – pokolenie wyżu demograficznego. Z kolei odpowiedzi milenialsów i pokolenia X są bardzo podobne. Ich stopień wykluczenia jest prawie dwa razy mniejszy niż pokolenia Z i prawie dwa razy większy od pokolenia baby boomers. Choć pokolenie Z i milenialsi to cyfrowi tubylcy, są oni również najmłodszymi i najmniej doświadczonymi pracownikami, co oznacza, że może im brakować pewności siebie, aby wziąć udział w dyskusji podczas spotkań. Liderzy muszą być świadomi tej specyfiki międzypokoleniowej i skutecznie wykorzystywać rozwiązania technologiczne do tworzenia bardziej inkluzywnych, hybrydowych spotkań. Dzięki temu każdy pracownik może dzielić się swoimi pomysłami i aktywnie uczestniczyć w dyskusjach w sposób, który najbardziej mu odpowiada.
Korzystanie z wideo podczas spotkań może mieć pozytywny wpływ na karierę zawodową
Kamery włączone czy wyłączone podczas spotkań online? Gdy mowa o profesjonalnym prezentowaniu się w środowisku online opinia pracowników jest jasna: korzystanie z wideo może mieć pozytywny i korzystny wpływ na karierę. Badanie Jabra wykazało, że 46% ankietowanych pracowników uważa, że korzystanie z wideo ma wpływ na to, jak postrzegają swoich kolegów podczas spotkań. Przyznali oni, że ich współpracownicy korzystający z wideo wydają się bardziej kompetentni, zaangażowani i godni zaufania podczas wideokonferencji niż ci, którzy go nie używają. Jednak pokolenie Z i milenialsi, podobnie jak czują się pomijani na spotkaniach online, czują się również zmuszeni do włączania kamer. Dla porównania w Polsce blisko 47% respondentów uważa, że korzystanie z wideo ma wpływ na to, jak postrzegają oni swoich kolegów podczas spotkań. Jeżeli pracownicy nie mogą dołączyć do spotkania w sposób, który im odpowiada, zdalnie lub na żywo, pracodawcy narażają się na ryzyko zaostrzenia istniejących konfliktów w swoich zespołach, takich jak brak równouprawnienia lub negatywne nastroje wśród pracowników. Dlatego zanim liderzy wprowadzą politykę obowiązkowego korzystania z wideo, powinni najpierw uświadomić sobie zagrożenia, jakie mogą one powodować.
Dostępność i szkolenia mogą zwiększyć stopień wykorzystania technologii do obsługi sal konferencyjnych
Na początku pandemii pracownicy na całym świecie z dnia na dzień zostali zmuszeni do przystosowania się do całkowicie zdalnych spotkań. Mimo że pracownicy coraz częściej pracują w biurach, wciąż co najmniej jedna osoba dołącza do spotkań zdalnie. Według badanych nie podjęto dostatecznych kroków w celu ułatwienia osobom powracającym do biura zapoznania się z technologiami wykorzystywanymi w salach konferencyjnych. W praktyce, 31% pracowników twierdzi, że niechętnie bierze udział w spotkaniach w sali konferencyjnej, ponieważ czują się mniej komfortowo korzystając z dostępnych tam technologii w porównaniu do korzystania z własnego laptopa. W Polsce jest to odpowiednio blisko 24% pracowników. W miarę jak organizacje na całym świecie kontynuują modernizację swoich sal konferencyjnych, niezbędne jest zapewnienie kompleksowych szkoleń i wytycznych dla pracowników. Zapewniając pracownikom możliwość korzystania z technologii, menedżerowie mogą maksymalizować korzyści płynące z modernizacji sal konferencyjnych i ułatwić płynne przejście do hybrydowego środowiska pracy.
„Jak wiemy, praca hybrydowa jest obecnie standardem dla milionów pracowników na całym świecie, niosąc ze sobą nowe wyzwania związane z tym jak współpracujemy ze sobą. Podczas gdy pracownicy mówią o korzyściach płynących z elastycznej pracy, wielu pracodawców ma trudności z kierowaniem rozproszonymi zespołami. Dlatego tak ważne jest, aby liderzy zapewnili pracownikom narzędzia, których potrzebują i umożliwili im udział w spotkaniach z preferowanego przez nich miejsca. Wzbudzi to ich zaufanie, usprawni podejmowanie decyzji i pozwoli rozwijać się najlepszym pomysłom” – powiedział Holger Reisinger, SVP w Jabra.
