Do drzwi naszego społeczeństwa od dawna nieśmiało pukała idea pracy zdalnej. Niektóre firmy są z nią bardzo dobrze zaznajomione, jednak dla niektórych jest to jedynie slogan. Obecnie panująca sytuacja związana z katastrofą epidemiologiczną wymusza na pracodawcach i pracownikach szybką adaptację do pracy zdalnej. Z punktu widzenia firmy praca zdalna może wzbudzać wiele zagrożeń, jednak warto skupić się na korzyściach z niej płynących. Dzięki pracy zdalnej można mocno ograniczyć koszty związane z utrzymaniem biura i jednocześnie zbudować środowisko, w którym pracownicy będą bardzo produktywni.
Rząd nie pozwala na zgromadzenia, ale pozwala na korzystanie z wideokonferencji.
Produktywność pracowników jest bardzo mocno skorelowana z narzędziami pracy, które zostaną mu zapewnione. Absolutną podstawą do prowadzenia pracy w formie zdalnej są systemy do wideokonferencji, dzięki którym jest możliwość prowadzenia spotkań. Dzięki odpowiedniemu komunikatorowi nie tylko można prowadzić spotkania na żywo, lecz także prowadzenia szybkiej komunikacji tekstowej z możliwością wymiany plików. Obecnie praca w oparciu o komunikatory takie jak Zoom, MS Teams czy Webex Teams to standard komunikacji w wielu firmach. Rozwiązania te mają przewagę nad innymi wynikającą z możliwości wykorzystania terminali SIP/H.323 do realizowania połączeń z sal konferencyjnych.
Webex Room Kit to kompletne rozwiązanie do wideokonferencji łączące terminal, kamerę, wbudowane głośniki i mikrofon zamknięte w formie świetnie wyglądającego urządzenia. Webex Room Kit otrzymał w 2017 roku aż trzy nagrody Red Dot Product Design przyznawane produktom za ich formę i innowacyjność.
Jak przetrwać okres pandemii – trzeba ćwiczyć, ćwiczyć i jeszcze raz ćwiczyć?
Ciężko mówić o branży, która najbardziej ucierpiała na pandemii. Jako typowy przykład branży, którą mogą uratować systemy wideokonferencyjne, przychodzi mi do głowy branża szkoleniowa. Mamy tutaj do czynienia ze względnie łatwym przejściem między pracą z kursantami w formie lokalnej i zdalnej. Wystarczy wyposażyć uczestników w dostęp do aplikacji, jeśli szkolenie odbywa się w formie cyklu spotkań, lub wysłać link z zaproszeniem. Niektóre firmy szkoleniowe idą o krok dalej, dodając do ceny szkolenia on-line zestaw słuchawek i kamerkę internetową dla uczestników. Jest to o tyle istotny zabieg, że w przypadku szkoleń o charakterze warsztatowym, podnosi ogólny odbiór spotkania dla wszystkich jego uczestników. Skorzystanie z odpowiednich narzędzi do prowadzenia spotkań jest krytyczne dla firm szkoleniowych, a zapewnienie odpowiedniego komfortu i jakości narzędzi może być dużą dźwignią zakupową. Okres, w którym ludzie nie wychodzą z domu, sprzyja samokształceniu, więc wszyscy właściciele prywatnych centrów kształcenia specjalistycznego powinni maksymalnie skoncentrować się na doskonaleniu operacyjnym swojego biznesu. Z pomocą dla tej branży przychodzą przede wszystkim dwaj vendorzy. Jednym z nich jest Zoom, który oprócz świetnych mechanizmów stabilizujących połączenie wideo, dysponuje również w swojej ofercie modułem do webinariów. Jest to produkt o tyle ciekawy, iż umożliwia organizację szkolenia nawet dla 10 000 uczestników oraz zapewnia możliwość integracji z systemem płatniczym PayPal, gdzie po wykonaniu płatności, dostaje się od razu dostęp do szkolenia wprost ze strony internetowej.
Słuchawki dobieramy według potrzeb. Jeśli ktoś woli słuchawki bezprzewodowe, bo lubi chodzić po domu, rozmawiając, powinien sięgnąć po serię Voyager.
Mój dom to istne Call Center!
Pracodawcy wysyłający swoich pracowników do domów oczekują ich produktywności, stąd konieczność odpowiednich narzędzi do wideokonferencji i rozmów. Należy pamiętać, aby wyposażyć użytkownika w zestaw słuchawkowy oraz kamerkę wideo, bez tego spotkania będą uciążliwe, a w gwarze ogniska domowego, gdzie biegają dzieciaki, na kuchni kipią ziemniaki, a pralka właśnie dała sygnał o gotowości do opróżnienia, prowadzenie rozmowy z klientem zainteresowanym ofertą okaże się nader trudne. Z pomocą spieszy dwóch liderów rynku w zakresie zaopatrzenia indywidualnych użytkowników w dobrą jakość dźwięku, czyli firmy Poly oraz Jabra. Zestawy słuchawkowe mogą być wyposażone w system redukujący szum tła, dzięki czemu strona zdalna nie będzie miała problemów z czynnikami rozpraszającymi. Słuchawki dobieramy według potrzeb. Jeśli ktoś woli słuchawki bezprzewodowe, bo lubi chodzić po domu, rozmawiając, sięga po serię Voyager. Jeśli woli słuchawki przewodowe, to powinien zastanowić się, czy wybrać całkowite odseparowanie od otoczenia, czy jednym uchem słuchać rozmówcy, a drugim – dla pewności i bezpieczeństwa – kontrolować dzieciaki. Osobiście szczególnie polecam zaopatrzenie się w dodatkową kamerkę, która będzie cechować się szerokim kątem widzenia. W ciągu tygodnia służy ona do odbywania spotkań służbowych, a w weekend, dla zaspokojenia potrzeb społecznych, pozwoli spędzić miło czas w szerszym gronie ze znajomymi na Skype lub Teams. Dla bardziej wymagających użytkowników jest możliwość wyposażenia zacisza domowego w urządzenia personalne takie jak Webex Desk Pro. Jest to terminal wideokonferencyjny, który oprócz podstawowej wideokonferencji umożliwia korzystanie z funkcji białej tablicy i jednocześnie może służyć jako dodatkowy monitor podłączany do laptopa po USB-C (wraz z funkcją ładowania). Designu tego rozwiązania nie powstydziłby się żaden użytkownik Apple.
Kamera do wideokonferencji Logitech Rally z systemem RightSight zapewniającym m.in. automatyczne umieszczanie w kadrze uczestników, renderowanie realistycznie wyglądających barw skóry czy automatyczny miks głosu rozmówców, wyciszanie szumów otoczenia itp.
Remedium dla zapominalskich!
Dla osób z krótką pamięcią, które przechowują dane w różnych miejscach, przypominamy o licencjach na VPN. Zasoby firmowe mogą być dostępne z dowolnego miejsca na ziemi, tym bardziej z domu. Jeśli siedzisz w domu, nie zawahaj się wysłać prośby do działu IT o wygenerowanie licencji na VPN. Konfiguracja komputera w odpowiednie aplikacje klienckie może zostać wykonana za pośrednictwem Team Viewera. Jest jedna rzecz, o której trzeba pamiętać, przygotowując się do pracy z domu. Jest to dostęp do Internetu. W dzisiejszych czasach bardzo dużo danych przechowuje się w chmurze, dzięki czemu są one łatwo dostępne. Z drugiej strony, jesteśmy przyzwyczajeni do korzystania z Internetu, więc siedząc w domu, nie zapomnij opłacić rachunku bądź zrobić upgrade łącza tak, byś mógł normalnie pracować na dokumentach przechowywanych na Sharepoint, a jednocześnie Twoja żona mogła prowadzić wideokonferencje, a syn oglądać bajki na Netfliksie.
Jednym z bardzo ciekawych rozwiązań dostępnych na rynku jest system firmy Zoom. Oprócz świetnych mechanizmów stabilizujących połączenie wideo dysponuje on również w swojej ofercie modułem do webinariów. Jest to produkt o tyle ciekawy, iż umożliwia organizację szkolenia nawet dla 10 000 uczestników oraz zapewnia możliwość integracji z systemem płatniczym PayPal, gdzie po wykonaniu płatności, dostaje się od razu dostęp do szkolenia wprost ze strony internetowej.
A jak radzi sobie z tą trudną sytuacja branża medyczna?
Udało mi się porozmawiać z właścicielem firmy AnnCure zajmującej się fizjoterapią, dietetyką i treningiem personalnym. – Pomimo wielu wyzwań, jakie stawia przed nami panująca pandemia, staramy się utrzymać kontakt z naszymi pacjentami. Nasza pasja do zachowania równowagi i zdrowego trybu życia nie została zachwiana, chociaż ograniczenia wprowadzone na społeczeństwo, pomimo tego, że słuszne, to utrudniają nam prowadzenia naszych terapii i ćwiczeń. Nie deprymujemy się tym i korzystamy z narzędzi takich jak Webex, aby monitorować postępy naszych podopiecznych. W tym trudnym dla nas momencie komunikacja i empatia, jaką staramy się okazywać naszym pacjentom pomoże im zachować zapał do pracy i działać indywidualnie według wytycznych naszych specjalistów – komentuje sytuację związaną z koronawirusem Anna Kostera.
Webex Teams to bezpłatne narzędzie do komunikacji i wideokonferencji. Aby cieszyć się wysokiej jakości połączeniami głosowymi i wideo wystarczy tylko pobrać aplikację, wpisać adres e-mail i gotowe!
Wnioski
Przy korzystaniu z wideokonferencji, pamiętaj o zachowaniu odpowiedniej etykiety. Spotkanie na wideo to również spotkanie, do którego trzeba się przygotować. Warto sprawdzać opcję „self view”, aby zobaczyć, jak będzie widzieć Cię druga strona. Musisz dostosować oświetlenie, tak aby światło padało zza kamery na Twoją sylwetkę. Zadbaj o to, żeby było dobre tło – brak bałaganu i gołych białych ścian. Zadbaj o elementy pokazujące głębię obrazu, takie jak zegar na ścianie ze wskazówkami, obraz czy element ozdobny np. rzeźba. Kontroluj swoją mimikę i nie zasłaniaj twarzy podczas rozmowy – po kilkunastu minutach rozmowy wciąż widzi Cię strona zdalna. Etykieta pracy z wideokonferencją to również obszar, w którym należy się rozwijać.
Tekst: Zygmunt Łodziński, VisionCube
