Systemy do pracy współdzielonej

Mówiąc o rozwiązaniach AV, w tym systemach do telekonferencji czy pracy współdzielonej, pracujących w dużych firmach bądź wielkich, ogólnoświatowych korporacjach, mających personel i biura w różnych krajach, najlepszym rozwiązaniem jest ujednolicenie technologii, która trafia do sal konferencyjnych. Dzięki temu pracownicy przemieszczający się z piętra na piętro czy między poszczególnymi lokalizacjami będą znali system i jego obsługę, co wyeliminuje konieczność angażowania firm trzecich do ciągłych szkoleń, tym samym obniżając koszty funkcjonowania całej instalacji. Niestety, zbyt często wyposażenie sali konferencyjnej czy gabinetu traktujemy po prostu jako kolejną „rzecz”, którą musimy kupić, wrzucając urządzenia do tego samego worka co biurka, krzesła czy stoły. Mając świadomość, że coś po prostu powinniśmy mieć, wielokrotnie wybieramy z oferty ten sprzęt, który najlepiej wpisze się w posiadany przez nas budżet, pomijając to co najważniejsze, a więc jego funkcjonalność i parametry. Często okazuje się jednak, że inwestorzy, nawet gdy wydaje im się, że zaoszczędzili, w końcowym rozrachunku marnują wydawane przez siebie pieniądze, zaprzepaszczając również szanse na wprowadzenie coraz lepszych rozwiązań do sal konferencyjnych znajdujących się w ich budynkach, a tym samym technologii, które zachęcą personel do współpracy, dzielenia się pomysłami i pracy zespołowej. Pozostaje zatem pytanie: co powinniśmy zrobić, aby zapewnić odpowiednie wyposażenie dla naszych sal konferencyjnych i podobnych przestrzeni?

1. „Platforma” nie „produkt”
Technologia we wspólnych przestrzeniach nie powinna być traktowana jak zwykły produkt. Zamiast tego należałoby wdrożyć platformę technologiczną, która zapewni szerokie możliwości kontroli, rozszerzania systemu i elastyczności. Platforma może stanowić bazę. Jeśli zastosujesz odpowiednią platformę technologiczną, możesz budować na niej – od razu bądź w przyszłości – funkcjonalność, która umożliwi współpracownikom wydajną pracę oraz wykonywanie zadań, które należą do ich obowiązków.

2. Prostota i wydajność
Bardzo ważny w nowoczesnej wspólnej przestrzeni jest wyświetlacz i zawsze warto właśnie w oparciu o niego budować platformę. Przykładowo linia wyświetlaczy LG czy znajdujące się w ofercie tego producenta interaktywne tablice cyfrowe mają wbudowany system WebOS. Czyni to je inteligentnym urządzeniami, które mogą integrować wszystkie inne elementy systemu telekonferencyjnego.

Posiadanie systemu SOC (pracującego bezpośrednio na pokładzie urządzenia) również oznacza znaczne zwiększenie funkcjonalności dzięki oprogramowaniu, utrzymasz więc małą liczbę elementów sprzętowych, a zwiększysz ich możliwości. Będziesz mógł korzystać z dodatkowych funkcji, których być może nawet nie brałeś pod uwagę, takich jak wyświetlanie wewnętrznych informacji lub informacji digital signage, jak reklamy czy spoty na wyświetlaczach, podczas gdy nie są one wykorzystywane do swoich podstawowych zadań, a więc telekonferencji czy wspólnej pracy zespołów.

„Szukając najprostszego rozwiązania w osiągnięciu pożądanej funkcjonalności, znajdziesz najskuteczniejszy sposób.”

3. Eliminowanie błędów
W połączeniu z bezpośrednimi połączeniami kablowymi i stacjami dokującymi liczba sytuacji, które mogą się nie powieść, zostanie znacznie ograniczona. Przykładem mogą być wyświetlacze technologicznie zintegrowane z Cisco Webex Room Kits. Wystarczy jedno połączenie HDMI pomiędzy dwoma urządzeniami, aby uzyskać automatyczną konfigurację bez konieczności dotykania sprzętu i żmudnej konfiguracji, zunifikowane sterowanie za pomocą urządzenia Cisco Touch10 oraz automatyczne przełączanie przychodzących połączeń. Nic więcej nie potrzeba, aby ukazać pełną funkcjonalność. 

Posiadanie inteligentnego urządzenia w centrum naszego systemu do telekonferencji i pracy współdzielonej, takiego jak wyświetlacz z wbudowanym systemem operacyjnym, umożliwia zdalny monitoring całego systemu w obrębie twojej sieci. W zasadzie wszystkie wyświetlacze we wszystkich budynkach firmy na całym świecie mogą być podłączone do jednego serwera i monitorowane oraz zarządzane zdalnie z jednego miejsca.

Pomoc techniczna może otrzymywać natychmiastowe powiadomienia o wszelkich awariach urządzenia, a nawet prostych sprawach, takich jak zerwanie połączenia sieciowego lub wyłączenie zasilania ekranu. Pozwala to wyprzedzić problem i często rozwiązać go, zanim ktokolwiek zauważy.

Interfejsy API z tego samego wyświetlacza mogą być również zintegrowane z rozwiązaniami monitorującymi, których używasz, co oznacza, że wszystkie urządzenia mogą być monitorowane przez ten sam system w tym samym czasie.

5. Zastanów się nad celem, dając współpracownikom narzędzia do maksymalizacji ich wydajności
Firmy wierzą, że zatrudniają właściwych ludzi: inteligentnych, aktywnych, współpracujących. Ale ci pracownicy muszą też otrzymać struktury i narzędzia, które pozwolą im być najlepszą wersją samych siebie. To prowadzi do rozwoju firm i odnoszenia sukcesów. Kiedy więc tworzymy przestrzeń zaprojektowaną specjalnie w celu umożliwienia współpracy, dzielenia się pomysłami i pracy zespołowej, my jako inwestorzy musimy zapewnić w tym celu najlepsze rozwiązania, jakie tylko są dostępne.

Najlepsze warunki, najlepsze narzędzia.

Ważne jest, aby o tym nie zapominać, pomimo ciążącej presji finansowej. Jeżeli zaoszczędzimy i zakupimy coś, co ogranicza lub przeszkadza naszym współpracownikom, to wszelkie pieniądze, które wydamy i tak będą stracone.

Zawsze wdrażaj rozwiązanie, które wyda ci się najlepsze dla twoich współpracowników i umożliwi współpracę, dzielenie się pomysłami i pracę zespołową. Firma osiągnie lepsze wyniki, ROI będzie lepszy, a pracownicy będą szczęśliwsi i będą odnosili więcej sukcesów.

TEKST: Seamus Walsh, Global Account Manager LG Electronics